Le courrier électronique dépassé ? Bien au contraire

Publié : 10/14/2012 dans Communication et changements technologiques

De nos jours, avec les divers moyens de communication mis à la disposition des entreprises ainsi que des personnes pour échanger, la question mérite de se poser. Avec les nombreux réseaux sociaux, les téléphones cellulaires «intelligents» de plus en plus performants, certains peuvent être portés à croire que les bons vieux courriels électroniques s’en viennent désuets. Tout d’abord, il est primordial de replacer ce moyen de communication dans le temps. C’est en 1972, grâce à l’ingénieur Ray Tomlinson, que l’ère du courriel électronique est née. « La création, par Tomlinson, d’un protocole expérimental de transfert de fichier (appelé CPYNET) a permis aux messages électroniques de « sortir » pour la première fois des machines locales pour circuler sur le réseau : le véritable courrier électronique à distance était né ! » (Serres, 2006 : 1er paragraphe) Pour ce qui est de la façon de se servir d’une adresse courriel, ce n’est plus un secret pour personne. En 2012, dans la société numérique dans laquelle on vit, certains croient que le courrier électronique n’est plus quelque chose que l’on utilise fréquemment. Or, la situation est tout autre. Évidemment, le courriel a aujourd’hui plusieurs concurrents de tailles en les réseaux sociaux, il n’en reste pas moins que «plus de 80 % des entreprises utilisent le courriel comme outil de communication. Complètement « out » la poste ou la télécopie !» (Francisci, 2012 : 2e paragraphe)

Dans un premier temps, bien que longue, il semble essentiel de déterminer ce que veulent réellement dire les termes «communication publique». Selon Jean de Bonville, il s’agit de « l’ensemble des messages transmis par les médias de communication et à ces médias eux-mêmes. Elle désigne aussi les relations qui s’établissent lors de la transmission de messages entre individus considérés comme citoyens. Elle touche non seulement les affaires publiques et la vie politique en général, mais aussi tous les problèmes auxquels doit faire face la société et qui sont soumis au débat public, agitent l’opinion publique ou relèvent de l’état et de l’administration publique : économie, justice, éducation, santé, environnement, etc. » (Demers, 2008 : 210) Lorsque l’on regarde attentivement la transmission d’une information importante par une entreprise ou un gouvernement lors d’une conférence de presse, le courriel est le seul moyen de communication que l’on utilise du début jusqu’à la toute fin. Lorsqu’un organisme veut annoncer un événement ou un investissement important, le directeur des communications se chargera de faire parvenir un courriel à son conseiller en communication, avec la date d’échéance pour livrer son allocution ou son texte. Une fois le texte rédigé, le conseiller en communication se chargera d’envoyer ce dernier en pièce jointe d’un courriel pour s’assurer que le texte en question soit au goût de son patron ou pour qu’il puisse ajouter les commentaires ou les modifications nécessaires. Par la suite, il est important que le texte fasse l’objet d’une révision linguistique, pour ainsi éviter de perdre de la crédibilité, par exemple s’il s’agit d’un communiqué de presse. C’est une fois de plus le courriel qui sera le principal moyen de communication pour cette étape. Finalement, lorsque tout le processus d’approbation et de révision aura été fait, le directeur des communications se chargera d’envoyer le document à l’attaché de presse ou bien à la personne responsable de communiquer verbalement le message (porte-parole). Alors que la télévision et la radio ne divulguent que le message final aux téléspectateurs ou aux auditeurs, la messagerie électronique est utilisée pour mener à terme les différentes étapes du processus. Il est bien beau de vouloir faire une conférence de presse pour annoncer un projet important, mais si personne n’est au rendez-vous, est-ce qu’une entreprise va vraiment réussir à faire l’impact désiré auprès des membres des médias ? La réponse est non, évidemment. Qu’il s’agisse de faire parvenir un communiqué aux principaux médias locaux ou pour les inviter à une conférence de presse, le courriel demeure le moyen principal pour communiquer les informations. «Les communiqués de presse constituent le moyen habituel pour transmettre des informations sur votre campagne aux médias. Ils sont télécopiés ou envoyés par courrier électronique à une personne qui sert de contact au sein de chaque organisme de presse et font de préférence l’objet d’un suivi téléphonique.» (OMPI, ) «Un rappel sur le fil de presse ou par courrier électronique, la veille et le matin même de la conférence de presse, est indispensable car plusieurs conférences de presse figurent à l’agenda des journalistes» (Maisonneuve, 2010)

De nos jours, tout le monde peut avoir accès à ses courriels à distance et l’entreprise BlackBerry a créé ses téléphones spécialement avec un clavier pour que tous puissent écrire des courriels ou pour pouvoir répondre à ces derniers.

Dans son livre «Les relations publiques dans une société en mouvance», Danielle Maisonneuve donne un bon exemple d’une campagne de relations publiques bien réussie. En effet, l’entreprise Acti-Menu a fait, il y a de cela quelques années, une campagne afin de sensibiliser les gens au Défi Santé 5/30. Les principaux objectifs de leur campagne étaient d’augmenter le nombre d’inscriptions au Défi, de doubler le nombre de participants ainsi qu’augmenter la notoriété du Défi. «Les actions qui découlent de nos stratégies mentionnées plus haut se divisent en trois champs d’intervention majeurs : les relations médias, les relations avec les publics externes et les relations avec les publics internes» (Maisonneuve, 2010 : 229) Pour ce qui est du premier élément, cela se rapporte aux avis médias ainsi qu’aux communiqués de presse dont le contenu saura accrocher les journalistes. Cet élément ne pourrait pas être possible sans la messagerie électronique, et ce, pour les différentes raisons évoquées un peu plus haut. Il presque essentiel, pour tout le processus, de la rédaction de l’invitation média à la transmission de cette dernière aux journalistes, d’utiliser le courriel électronique. Lors de leur campagne, Acti-Menu avait également utilisé le courriel électronique pour faire la promotion d’événement, comme pour convier les gens et les journalistes au lancement du Défi ainsi que sa clôture. Selon le sondage Omnibus qui a suivi la campagne de relations publiques, l’entreprise Acti-Menu a pu observer que la notoriété du Défi Santé 5/30 pour la population québécoise s’est chiffré à 60% en 2008, contrairement à 47% en 2007. Comme la notoriété vient souvent des conférences de presses, des entrevues et de la présence des médias, on peut avancer que le courriel électronique a joué un rôle important dans cette augmentation de notoriété. (Maisonneuve, 2010 : 236)

En tant que relationniste publique, on ne peut se passer de la messagerie électronique, en grande partie pour les raisons nommées précédemment. Elle offre de nombreux avantages qui permettent de sauver énormément de temps, ce qui est, dans ce milieu des communications, un atout considérable. Parmi ces principaux avantages, on peut associer le courriel électronique à la rapidité de circulation des messages, naturellement à l’abolition des distances, la facilité d’utilisation, l’économie que ce système peut apporter et la trace écrite des messages. Il y a assurément d’autres avantages à utiliser ce moyen, mais l’essentiel se trouve dans les éléments cités ci-haut. Comme toute technologie, le courriel électronique comporte également des désavantages pouvant être problématiques si on ne l’utilise pas correctement. Même si on l’a nommé dans les avantages, la rapidité peut également être considérée comme un désavantage. (Serres, 2006 : 2e paragraphe) En effet, « c’est aussi parfois un risque, une pression : envoi précipité de messages ou d’informations, écriture trop rapide» (Serres, 2006 : 2e paragraphe) «Un courriel laisse des traces. Vous avez donc tout intérêt à réfléchir à deux fois avant d’écrire et d’envoyer vos messages électroniques. Certaines personnes sont parfois tentées de se cacher derrière pour donner une directive, réprimander, féliciter ou demander des informations.» (Francisci, 2012) Un autre élément que l’on peut évoquer est que le message engendre une confidentialité un peu plus réduite, puisqu’il est facile de perdre un courriel dans l’univers cybernétique. Finalement, il y a également le fait que le courriel peut augmenter le risque de virus ainsi que de «SPAM» sur l’ordinateur, ce qui n’est jamais une bonne chose. (Serres, 2006 : 2e paragraphe)

Bien que le courriel électronique soit peu coûteux, il n’en reste pas moins que, pour pouvoir l’utiliser, on se doit d’avoir un ordinateur, l’Internet ainsi que d’autres appareils électroniques. C’est une limite qui peut, encore aujourd’hui, empêcher des gens d’avoir accès à une boîte courriel, puisque les coûts de l’équipement qui s’y rattachent sont relativement élevés parfois. Est-ce que les gens qui disposent d’un peu moins d’argent ont quand même accès à une boîte courriel ? Depuis l’apparition des nouveaux médias d’information, le courriel a vu beaucoup de ses utilisateurs aller vers les nouvelles plateformes de transmission de l’information. Est-ce que la présence de tous les nouveaux médias sociaux va amener les courriels à disparaître ? La réelle question qu’il est nécessaire de se poser est la suivante : «Est-ce qu’il y a vraiment un outil communicationnel qui arrivera à être aussi complet que le courriel pour la transmission d’information et de fichiers ?» On peut maintenant, avec Facebook, envoyer des pièces jointes sauf si celles-ci sont trop lourdes. Est-ce que Facebook optimisera cet élément dans les prochaines années et comment cela affectera le courriel électronique ?

En terminant, puisque la sécurité est un désavantage du courriel et que plusieurs ne font pas encore confiance au mode de paiement par Internet, certaines entreprises ont développé des moyens afin de pallier ces problèmes. Si l’envoi de documents importants vous donne de l’urticaire, ce système est fait pour vous.

Bibliographie :

Demers, François. 2008. «La communication publique, un concept pour repositionner le journalisme contemporain». En ligne. URL : http://www.com.ulaval.ca/fileadmin/contenu/Cahiers_Journalisme/PDF/18/13_DEMERS.pdf. Consulté le 8 octobre 2012.

La poste. 2011. «La lettre recommandée électronique, c’est si simple depuis son ordinateur». En ligne. URL: http://www.youtube.com/watch?v=oxLOhVI4_QI. Consulté le 10 octobre 2012.

Francisci, Nathalie. 2012. «Le courriel : votre meilleur ennemi». En ligne. URL : http://www.emplois.ca/entreprise/courriel-votre-meilleur-ennemi-44.html. Consulté le 8 octobre 2012.

Maisonneuve, Danielle. 2010. «Les relations publiques dans une société en mouvance». Québec : Les presses de l’Université du Québec. 478 p.

Organisation mondiale de la propriété intellectuelle. 2012. «Relations avec les médias». En ligne. URL : http://www.wipo.int/ip-outreach/fr/tools/guides/tools/media_relations.html. Consulté le 8 octobre 2012.

Serres, Alexandre. 2006. «Principes de fonctionnement de la messagerie électronique». En ligne. URL : http://www.sites.univ-rennes2.fr/urfist/ressources/utilisation-avancee-de-la-messagerie-electronique/principes-de-fonctionnement-de-la-messa. Consulté le 7 octobre 2012.

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